仕事は段取りが命です！
世の中には色んな人がいます。仕事がデキると言われる人もいれば、仕事がデキないと言われる人。そのどちらとも言えない人がいますよね。仕事に関して言えば、学校で優秀な成績な人でも仕事がデキない人も多いんですよね。
いったい、どこにその差はあるのでしょうか？
リーダー経験を長くして気づいたこと、新人教育を行ってきたことで見えてきた部分があります。今回は、仕事について個人的な経験を元に書きたいと思います。
仕事がデキる人とデキない人の違いは感の良さ
一言で言うと、感の良さになります。特に、IT業界でプログラマーを見ていると思います。感の良さは大事なんですよね。しかし、ただ感が良いといっても考えていない訳ではありません。しっかりと考えを持った上で、感が良いのです。
これは、何もプログラムに限った話ではありません。感の良い人はどの仕事をしても、しっかりと結果を出します。資料1つを取ってみても全然違うんですよね。
仕事のデキない人は「頭の中がとっ散らかっている」んですよ。だから、資料1つでもまとまりがない。何を伝えようとしているのかが分からない。そして、頭の中が整理できていないから、納期に遅れることも度々あります。仮に、納期前に出来上がったとしても、それはもう見れた資料ではありません。これは1つの特徴です。
説明を求めても、まともな答えも返ってきませんからね。
タスクを振る立場からすると、大事な仕事は任せられません。そういう意味で言うと、同じ給料(最初は)なのにタスクの量がまったく違います。
どうしても、仕事がデキる人に仕事は集中しますから。
段取りの違い
次によくあるのは、段取りです。仕事がデキない人は、まー段取りが悪いです。情報収集も中途半端ですし、情報の整理も下手です。
ボクが理想とする段取りの比率は、悪くて「7：3」良くて「8：2」です。それほど段取りは大事なんですね。それにも関わらず、段取りを無視した仕事をしていれば、当然仕事は遅いです。そして、雑になります。
しっかり段取りをした人と、段取りを適当にする人ではスピードも内容にも差が出ます。
段取りの重要性は沢山あります。
効率的な業務遂行
段取りをしっかりと行うことで、業務の流れをスムーズにし、無駄を省くことができます。特に「段取り八分、仕事二分」という言葉が示すように、事前の準備が業務の80%を占めるとされています。これは、計画を立てることで、実際の作業が円滑に進むことを意味します。
目標達成のための計画性
段取りを行うことで、目標を明確にし、そこから逆算して必要なタスクを洗い出すことが可能になります。これにより、期限内に業務を完了させるための具体的なステップを踏むことができ、結果として納期遅れやトラブルを防ぐことができます。
リスク管理と柔軟性
段取りをすることで、予想されるリスクを事前に把握し、対策を講じることができます。これにより、突発的な問題が発生した際にも冷静に対応できる柔軟性が生まれます。
生産性の向上
段取り力が高い人は、業務を効率よく進めることができるため、結果的に生産性が向上します。これは、限られた時間内で多くの業務をこなすために不可欠なスキルです。
ストレスの軽減
しっかりとした段取りがあれば、業務の進行が見通せるため、ストレスを軽減し、安心して仕事に取り組むことができます。これにより、職場全体の雰囲気も良くなり、チームワークの向上にも寄与します。
段取りの重要性がわかりますよね。この違いは数年後には大きな違いになって現れます。給料面でもそうですし、プロジェクトの内容や重要度が変わってきます。
バッファは必要
仕事のデキない人は、バッファを感がません。なので、突発的に起きた出来事に対応できないのです。いわゆる、リスク管理ですね。
なぜ、車を運転するときに車間距離をあけるのか？これは事故につながるリスクを下げるためですよね。仕事も同じです。車間距離(バッファ)があるからこそ、事故にならない。リカバリがきくようになるんですよね。
仕事は1つではありません。突発的にリスクが襲ってくることもあるんです。それを理解していないと、リスクが襲ってきたときに潰されてしまいます。
たまに、マーケティング思考で「3日でデキる仕事を5日と言う」とあります。コレ、マーケティング思考でも何でもありません。普通のことです。確かに、バッファを持つことは大事なんです。ですが、仕事が早いと思われるためのバッファは違います。
少し、脱線しますが、マーケターが「マーケティング思考で「3日でデキる仕事を5日と言う」」なんて言う場合、エセマーケターと思って下さい。世の中には沢山いますから(笑)
バッファというのは、自分が抱えているタスクを円滑に消化するためにあるんです。
仕事がデキない人は、バッファを考えません。タスクをパンパンに入れます。人から押し付けられた雑用もこなそうとします。これでは、仕事は進みませんよね。
逆に仕事がデキる人は、バッファがなくなりそうな場合、他人に助けを求めます。仮に、自分にしかデキない仕事があったとしても、他の仕事は振れますよね。この協力体制を作る部分も仕事の1つといえるでしょう。
スタートダッシュが足りない
スタートダッシュのいい例は、夏休みの宿題でしょう。前半に遊び呆けていて、最終日に波平とマスオに手伝わすカツオのような感じです。まー、ボクも最後の3日でやりきるスタイルでしたけど(笑)
しかし、計画的に進めている子もいましたよね。7月の終わりには、大半の宿題を終わらせている。残っているのは毎日の日記だけ。こういった子は、余裕を持って夏休みを楽しめますよね。そして、これは仕事でも同じです。
ボク個人の事例で話しますね。出社しているときは、人の1.2倍だけ仕事をする。そう決めていました。なぜかと言うと、あんまりやり過ぎると自分のタスクが増えるからです。また、遅れている人のタスクの回収もしないといけません。なので、あんまりハリキリ過ぎも考えものです。
ですが、コロナ禍になってテレワークに移行しましたよね。
このときは、全力で仕事をしました。たいていの場合、1ヶ月のタスクは決まってますよね。そこで、スタートダッシュするんです。
2週間～1ヶ月のバッファを作ります。テレワークなので、MTG以外は何をしていてもバレませんよね。そして、突発的なタスクにも余裕で対応できます。しかし、仕事がデキない人はスタートダッシュをしません。それは出社してても、テレワークでも同じです。
むしろ、テレワークになってパフォーマンスが下がる人の方が多いのかも知れませんね。それぐらい、スタートダッシュをしないんですよ。
テレワークなんですから、自分の好きな時間に仕事をすればいいんです。早朝だろうと、夜遅くだろうと進めれるときに進めておく。そうやってスタートダッシュをすれば、後が楽になりますよね。他の仕事もできます。それこそ、上司に評価される仕事もデキるでしょう。
スタートダッシュはすればするほど、評価はあがりますね。
ビジネスとして捉えていない
ここが1番大きな違いでしょう。仕事としてしか見ていないから、自分に与えられた仕事しかしない。そんな人は仕事がデキなくて当たり前なんですよね。
逆に言うと、自分が与えられた仕事だけしか目に入ってこない。人から与えられないと仕事がデキない。ということです。そのクセ、会社に評価されないと人一倍不満を言います。滑稽ですよね。これは、視野が狭いとも言いかえることができます。
眼の前の仕事に集中することは良いことですが、それ以外に考えることをしない。思考が停止してるんですよ。
仕事がデキるひとは、業務の改善ができないか。売上を伸ばすにはどうしたら良いのか。と、色んな視点でビジネスとして捉えています。だから、周りが見えている。同僚が困っていたら、助けの手を差し伸べることもします。
ハッキリ言って、ビジネス(会社)に貢献しているから出世もするし給料も上がるんです。上司の評価が上がるのも頷けますよね。
そして、何より成長します。
問題解決能力が向上しますし、責任感も強くなります。小さな成功をコツコツと積み上げ、目標達成することも多くなりますよね。
逆に、仕事がデキない人は成長しません。場合によると、会社のせいにして転職を考えるかも知れません。実際に辞めていった人も何人もみました。自分には「この仕事」があってない。と。でも、そうじゃありませんよね。結果を出せる人はどんな職場でも結果を出せます。
この仕事だからじゃないんです。自分の姿勢で変わるものです。ビジネス視点を持ち、周囲を気にかけながら貢献する。このことこそが、仕事をする上で大切になってきます。
好奇心を持つ
個人的には、好奇心を持つことも重要なことだと思っています。仕事をしていると、様々なプロジェクトがあるでしょう。その中で「これは面白そう！」と自分から手を上げ、プロジェクトに参画する。ただ、待っているだけでは面白い仕事にありつけません。
そして、これは仕事だけでなく、日常生活でも同じだと考えます。
自分の好きな趣味に没頭する。面白そうな小説を読む。映画を観る。音楽鑑賞をする。色んなことに触れることで、クリエイティブな考えもできるようになります。
暇があったら飲みに行く。休みの日は昼間で寝ていて、起きたらゲームやパチンコ。そんな生活をしていても、クリエイティブどころか心も荒みます。
好奇心は、分岐点とも言えるでしょう。
年をとればとるほど、新しいことにチャレンジしなくなりがちです。コンフォートゾーンから外れたくないんですね。人間なので、仕方ない部分かも知れません。ですが、興味を持ち、新しいことするのに年齢は関係ありません。
もっと言うと、年齢を言い訳にするのは簡単です。だからこそ、年齢は言い訳にしない。好奇心を持ち続けることが仕事にも影響します。
これは、噂話程度でいいんですが、好奇心を持ち続ける人は見た目が若い。らしいです(笑)本当かどうかは定かではありませんが、意外と当たってるような気がします。
とは言え、好奇心を持つのを難しいと感じる人もいるでしょう。
ちょっとしたことでいいんです。ちょっと気になることを深堀りするだけでも全然違います。普段の生活にプラスアルファするだけです。
柔軟な発想を持てばいいんです！
小さな成功体験を重ねる
仕事がデキる人は、成功体験がいくつもあります。逆に仕事がデキない人は、成功体験が少ないのでネガティブになります。ネガティブになるだけならまだしも「自分はダメだ」というナラティブ(思い込み)を植え付けます。
こうなると、負のスパイラルに迷い込みます。
いつしか、仕事自体が嫌いになるでしょう。こういった悪循環は早めに解消することが大事。小さな成功体験を積み重ねるしかないんです。
目標を低く設定することで、小さな成功体験は生まれます。なんでもいいんです。その積み重ねが大きな成功につながります。いきなり大きな成功はできないかも知れません。しかし、少しずつ成功体験を積めば必ず大きな成功につながります。
ただ、やっぱりナラティブは怖いモノ。一旦、負のスパイラルに迷い込んでしまうと中々抜け出せません。あなたが上司なら、諦めるのではなく部下を励ますこと。
上司がダメだと見限ると、部下は成長をしません。逆に、期待をすることで部下は成長します。これは、実験データでも確認できます。期待をかけられた部下は、期待をかけられなかった部下より確実に成長します。上司も人間ですから、態度にでるかも知れません。しかし、期待は大きく成長を促す。これを覚えておいて損はありません。※ピグマリオン効果
ピグマリオン効果とは、他者からの期待が個人の成績やパフォーマンスに影響を与える心理的現象を指します。この効果は、特に教育の場面で顕著に見られ、教師が生徒に対して持つ期待が、生徒の学業成績に良い影響を及ぼすことが示されています。
小さな成功体験の作り方
- 毎日同じ時間に起きる
- 1日1つ新しい知識を学ぶ
- 1日5分本を読む
- 1駅分歩く
ちょっとした例ですが、これだけでも十分に効果はあります。この、少しの成功体験が後の大きな成功につながるのです。
まとめ
仕事がデキる人とデキない人の違いをまとめてみました。ですが、誰でも仕事がデキる人になれます。基本的にはナラティブがもたらすこと。ナラティブを上書きすることで、成功することはデキるんですね。
そして、上司は部下の能力を引き出すのも仕事の1つです。「コイツはダメだ」と思う気持ちも分かります。平均して仕事がデキる人は少ないものです。
ですが、諦めたらそこで終わり。
仕事がデキないと思ってる人も、仕事がデキないと思ってる部下を持つ上司も諦めるからダメなんです。人間には無限の可能性があるんです。自分で限界を作ってはいけません。あなたにはあなたにしかできない事もあるんです。
しっかり、段取りをして仕事に望めば。バッファを考えれば。ビジネス視点を持てば。それだけで、仕事がデキる人に変わります。
人間の能力の差はそれほどないんですよ。
小さな成功体験を沢山積んで、大きな成功を掴み取りましょう！
